メールの返信で相手のアドレスが変わる時に確認したい点

 

メールのやりとりは現代人にとって必要不可欠だと言ってよいかと思います。

 

近年LINEのような便利なものが台頭してきてメールの送受信が以前より減ったという声も聞きますがビジネスマンなどにとっては今でも電子メールは仕事上のコミュニケーションの重要なアイテムになっていることかと思います。

 

このメールのやりとりで以前から何度か耳にしたことがあるトラブルで、受信したメールの相手の方へ返信しようとメールアプリの「返信」ボタンを押したところ

 

送られてきた相手の方のメールアドレスではない「別のメールアドレス」が、送信先に表示されるという現象です。

 

私はまだこのケースには遭遇したことがないのですが、昨日またこの同じトラブルに遭遇した方の話を耳にしたので、今回はこのメールの返信の際に「アドレスが変わる」トラブルについて調査してみました。

 

返信アドレスが変わる原因は相手方にあった!

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このメールの返信を出そうとしたら相手先のメールアドレスが変わる現象は調べてみると案外多くの方が体験されていて個人的にはちょっと驚きを隠せません。

 

この原因を探る際にこのトラブルに遭遇した方々の体験記というか声をさぐってみると結構多くの方が、パソコンやスマホがウイルスに感染したのではないかと心配されていました。

 

確かに、通常であれば自分宛てのメールアドレスに届いたメールに返信を出すとき、送られてきた相手以外のアドレスが入力されていたらある意味怖いですし、気持ち悪いですよね。

 

しかし!

 

このケースのメールトラブルのほとんどの原因は結構「何だ!そんなことか!」というほど単純なことです。w



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その原因というのが

 

送ってきた相手が「返信先の設定」、メール用語?で言うところの「reply to」(リプライ・トゥ)の設定を間違ってしてる場合がほとんどのようです。

 

よって、メールを受け取った側にはアドレスが変わる現象の原因はないことがほとんどのようです。

 

この返信先の設定の機能は、ビジネスで電子メールを使われている方が結構頻繁に利用されることがあるのではないでしょうか?

 

会社から不特定多数の顧客にお知らせなどのメールを送信するときに、そのメールに記載されている内容について顧客から問い合わせが来る可能性が高いので、メールを送信したアドレスではなくカスタマーセンターやサポートセンターなどのアドレスを「返信先の設定」、「Reply to」で設定するわけです。

 

そうすると、メールを受信した顧客がお知らせの内容で問い合わせしたいときに「返信」ボタンを押すと、送信するときに設定したカスタマーセンターのメールアドレスが自動的にメールの送信先に入力されるようになります。

 

このメールのアドレスが変わる現象への対処法

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このメールの返信をしようとしたらアドレスが変わる現象に遭遇したときどのように対処したらよいのでしょうか?

 

まず、メールを受信した方へ新規でメールを作成して「アドレスが変わる」ことについてお知らせしましょう。

 

そして「返信先の設定」、「Reply to」の設定を確認してもらうとよいでしょう。高齢者の方や、機械関連にあまり強くない方は操作を間違えてこの「返信先の設定」をしてしまうことがあるようです。

 

人によっては「返信先の設定」のアドレスがかなり個人情報的にヤバイところが設定されているケースもあるようなので、そのような現象に遭遇されたときには、被害が拡大しないうちに早めにメールを送られた方に連絡をいれてあげてください。

 



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